Haben Sie den Überblick über alle Verträge in Ihrem Haus?
Vermietung, Miete, Soft- und Hardware, Dienstleistungen, Abos sind nur einige zu verwaltende Vertragsarten. Oft sind verschiedene Abteilungen für die unterschiedlichen Vertragsthemen verantwortlich. Nur dort ist das Wissen über die Verträge vorhanden, der Gesamtüberblick aber fehlt.
Gerade bei den regelmäßigen Überwachungen kann mit papierhafter, dezentraler Ablage keine Qualität und Verlässlichkeit erreicht werden. Schon durch einen verpassten Kündigungstermin kann ein Schaden entstehen, der die Kosten eines gelebten Vertragsmanagements weit übersteigt.
Vertragsmanagement wird zunehmend prüfungsrelevant! Zusätzlich steigt der externe Handlungsdruck von Jahr zu Jahr an. Vertragsmanagement ist längst ein Compliance-Thema geworden. Welche Auslagerungen gibt es, welche sind wesentlich? Wie erfolgt die nachvollziehbare regelmäßige Dienstleisterbeurteilung? Wo wird Auftragsdatenverarbeitung gemacht und wie werden die technischen und organisatorischen Maßnahmen überwacht?
Transparente Vertragsverwaltung
ventuno.Vertragsmanagement unterstützt Sie bei allen vertragsrelevanten Prozessen, von der Abstimmung vor Vertragsunterzeichnung bis zur Ablage nach Vertragsende. Dabei wird überall so viel Funktionalität wie nötig angeboten, um die Aufgaben optimal erfüllen zu können. Damit eine einfache und selbsterklärende Benutzerführung erreicht wird, können durch Konfigurationsvorgaben alle nicht benötigten Optionen ausgeblendet werden.
Nutzen Sie das Rechnungsbuch der Finanz Informatik? Dann bietet Ihnen die Schnittstelle zwischen ventuno.Vertragsmanagement und dem Rechnungsbuch einen eindeutigen Mehrwert: Lastschriften werden einmalig genehmigt und anschließend automatisch freigegeben.
Automatische Terminüberwachung und Rechtesystem
Selbstverständlich werden alle automatischen Überwachungen zur Vertragslaufzeit vom System gewährleistet, z.B.:
- Erinnerung an Vertragsende und Kündigungstermine
- jährliche Wiedervorlage unbefristeter Verträge
- regelmäßige Risikoanalyse bei Auslagerungen
- periodische Dienstleisterbewertungen
- Erinnerung an offene Vertragsabstimmungen
- wiederkehrende Reports bei wesentlichen Auslagerungen
Über das umfassende Rechtesystem kann in ventuno.Vertragsmanagement der Lese- und Schreibzugriff pro Vertragsart oder pro Vertrag gesteuert werden.
Alle Verträge stets im Griff
Die Erfassung bestehender Verträge, die Anbahnung neuer und deren Überarbeitung kann mit Workflows unterstützt werden. Damit können neben der Rechtevergabe auch unterstützende Prozesse wie Infomails, Kenntnisnahmen, Abstimmungen etc. bedient werden.
Schon diese systematische Erfassung der Rahmendaten steigert die Transparenz enorm. Mit vordefinierten und selbst erstellbaren Sichten, z.B. sortiert nach Vertragsende, Kündigungstermin, Vertragspartner, Vertragskosten oder zuständiger OE, sind Verträge nicht nur einfach auffindbar - Vertragsverantwortliche bekommen einen guten Überblick über den Vertragsbestand. Selbstverständlich wird das Auffinden von Verträgen durch eine umfassende Suchfunktion ergänzt.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Volltextsuche und Filterfunktionen für ein schnelles Auffinden von Verträgen und Dokumenten
- Überwachung von Vertragslaufzeiten und Einhaltung von Kündigungsterminen und Verlängerungen
- Übersicht über Vertragskosten und Kostenentwicklungen
- Zuordnung der Verträge zu Abteilungen und Standorten
- Detaillierte Informationen zu Vertragspartnern
- Komplette Unterstützung von Auslagerungen
- Beliebig erweiterbare Vertragskategorien (Mietvertrag, Wartungsvertrag usw.)
- Beliebige Dateitypen als Vertragsdokument möglich (PDF, Office, Grafikformate usw.)
- Auswertungen nach Abteilung, Vertragstyp, Vertragspartner etc.
- Schnittstelle zu Microsoft Excel (Im- und Export), z.B. auch für statistische Auswertungen
- Schnittstelle zum Rechnungsbuch der Finanz Informatik
- Compliance durch vollständige Risikokontrolle
