ventuno.Veranstaltungsmanagement: Veranstaltungen einfach machen!

Planung und Durchführung von Veranstaltungen vereinfachen

Oft gestaltet sich die Planung und Durchführung von Veranstaltungen verhältnismäßig aufwändig mit Hilfe von Word und Excel. Die gesamte Vorbereitung von Veranstaltungen erfordert dadurch einen unnötig erhöhten Arbeitsaufwand und leidet unter mangelnder Transparenz. Allein die Abstimmung über die potenziellen Teilnehmer zwischen Veranstaltungsbüro und Kundenberatern ist häufig eine besondere Herausforderung, da Einladungslisten ggf. in mehreren Versionen existieren und anschließend wieder mühevoll zusammengefasst werden müssen. Eine Historienverfolgung, wer wann an welcher Veranstaltung teilgenommen hat, ist in der Regel nur mit großem Aufwand oder gar nicht möglich. Ebenso ist ein Erfolgscontrolling häufig nur manuell zu realisieren.

Mit ventuno.Veranstaltungsmanagement Kunden und (Noch-)Nichtkunden gezielt ansprechen, einladen und direkt Erfolge messen.

In ventuno.Veranstaltungsmanagement können sämtliche üblichen Veranstaltungsarten geplant und durchgeführt werden - vom Adventskonzert über Jugendmarktveranstaltungen bis hin zu Vernissagen. Die Webanwendung nutzt sowohl die Daten von Kunden, die stets aktuell aus OSPlus importiert werden können, als auch die Daten von Nichtkunden, die aus bestehenden Quellen wie Excel-Listen eingelesen oder auch manuell erfasst werden können.

  • Nach Erfassung der Veranstaltungsdaten werden die Personengruppen ausgewählt, die eine Einladung erhalten sollen. Die Selektion kann im OSPlus mittels IDV-Office und anschließendem Import erfolgen oder direkt in ventuno.Veranstaltungsmanagement nach unterschiedlichen Kriterien, wie z.B. individuellen Gruppenmerkmalen (Musikliebhaber, Sportfan etc.), bereits bestehenden Listen (Excel), Funktionen oder auch eigenen Merkmalen. Nachdem die Einladungsliste durch das Eventmanagement erstellt wurde, werden die zuständigen Berater per E-Mail mit einem Link auf die entsprechende Liste über ihre einzuladenden Kunden informiert. Die Berater können jetzt einfach ihr Votum für die von ihnen betreuten Kunden abgeben. Das Eventmanagement behält dabei jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus. 
  • Der Versand von Einladungen kann sowohl mittels Word-Vorlage direkt aus der Anwendung heraus (als auch per Adressetikettendruck für fertig konfektionierte Einladungskarten) erfolgen. Als weitere Varianten können die Einladungen auch per Mail versandt oder die Adressen an einen externen Dienstleister übergeben werden, der die gesamte weitere Bearbeitung übernimmt.
  • Rückmeldungen können sowohl in den Geschäftsstellen als auch zentral im Veranstaltungsbüro erfasst werden. Neben der eigentlichen Teilnehmeranmeldung können zusätzlich die Personenzahl sowie weitere Details zur Veranstaltung erfasst werden. Alternativ zur Erfassung im Haus kann die Teilnahmerückmeldung bei Nutzung des optionalen Online-Moduls auch selbsttätig durch die Teilnehmer erfolgen - per Web-Browser von zuhause oder unterwegs.
  • Mittels des integrierten Barcode-Scanner können Teilnehmerdaten ganz unkompliziert erfasst werden

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Ein zentrales System für Kunden und Nichtkunden
  • Einfache und intuitive Bedienung
  • Import und Aktualisierung von Kundendaten
  • Stets aktueller Datenbestand
  • Praktische Checklisten
  • Import aus externen Datenquellen, Weiternutzung bestehender Listen und Selektionen
  • Individuelle Gruppenmerkmale
  • Automatisierter Einladungs- oder Adressetikettenausdruck
  • Historienverfolgung
  • Erfolgscontrolling und Reporting nach Veranstaltung und Teilnehmerstatus
  • Schnell und einfach Rückmeldungen und Teilnehmen mit dem Barcode-Scan erfassen

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